Réunion avec la direction sur un autre site, nuit d'hôtel, trajet en train : qui paie et le trajet est-il du temps de travail ? Les frais des réunions avec l'employeur sont à sa charge, le reste dépend du règlement intérieur du CSE. Repères sur l'article L. 2315-14 et l'arrêt de la Cour de cassation du 17 octobre 2018.
Une réunion avec la direction dans un autre établissement, deux nuits d'hôtel, un train aller-retour : qui règle la note quand on est élu du CSE ? Et le temps passé dans le train est-il du temps de travail, ou faut-il le prélever sur ses heures de délégation ? Ces questions surgissent dès que le mandat sort des murs de l'entreprise.
La loi est brève sur le sujet. L'article L. 2315-14 du Code du travail garantit la liberté de déplacement des élus, et c'est la jurisprudence, notamment un arrêt de la Cour de cassation du 17 octobre 2018 (n° 17-13.256), qui répartit la charge des frais selon la nature de la réunion ou de la mission.
📌 Point clé : les frais engagés pour les réunions avec l'employeur ou pour les commissions obligatoires sont à la charge de l'employeur, et leur temps de trajet est du temps de travail effectif. Pour les autres missions, la prise en charge dépend du règlement intérieur du CSE et de son budget de fonctionnement, et le trajet s'impute en principe sur les heures de délégation.
⚖️ Le cadre : une liberté de déplacement garantie
L'article L. 2315-14 donne deux droits aux membres élus de la délégation du personnel et aux représentants syndicaux au CSE :
- se déplacer hors de l'entreprise pendant leurs heures de délégation, sans autorisation préalable de l'employeur ;
- circuler dans l'entreprise et prendre contact avec les salariés à leur poste de travail, y compris en dehors de leurs heures de travail, à condition de ne pas apporter de « gêne importante » à l'accomplissement du travail.
La « gêne importante » n'est pas définie par le Code. Les juges l'apprécient au cas par cas, en regardant la nature du travail et la durée des échanges. Un accord avec l'employeur, ou une clause du règlement intérieur, permet souvent d'éviter les conflits.
🚦 Distinguer deux types de déplacements
La règle de prise en charge dépend de l'objet du déplacement. C'est la distinction qui compte.
| Type de déplacement | Frais | Temps de trajet |
|---|---|---|
| Réunion avec l'employeur, commission obligatoire | À la charge de l'employeur | Temps de travail effectif |
| Autres missions de représentation | Selon le règlement intérieur et le budget de fonctionnement | En principe imputé sur les heures de délégation |
💰 Les frais : qui paie quoi
Pour les réunions organisées par l'employeur ou rendues obligatoires par la loi, l'employeur rembourse les frais engagés : transport, hébergement et repas. Il ne peut pas les imputer sur le budget de fonctionnement du CSE. Pour les déplacements en véhicule personnel, le barème kilométrique de l'URSSAF sert fréquemment de référence.
La Cour de cassation, dans l'arrêt du 17 octobre 2018, a distingué ces frais de ceux liés aux autres missions. Pour ces dernières, comme les enquêtes ou les inspections, le Code du travail n'impose plus à l'employeur de les rembourser. Elles ne sont pas pour autant exclues : le règlement intérieur du CSE peut prévoir de les financer sur le budget de fonctionnement. Nos articles sur l'enquête après un accident du travail et le règlement intérieur du CSE détaillent ces points.
Un refus de rembourser peut être une entrave
Refuser de prendre en charge les frais obligatoires d'une réunion peut constituer un délit d'entrave, puni d'une amende de 7 500 euros (article L. 2317-1). Notre article sur le délit d'entrave explique la démarche à suivre.
⏱️ Le temps de trajet
La loi ne traite pas expressément du temps de trajet. La jurisprudence a comblé ce vide.
- Réunion avec l'employeur. Le trajet est traité comme du temps de travail effectif et ne se déduit pas des heures de délégation. Si le trajet a lieu en dehors des horaires de travail, seule la partie qui dépasse le temps habituel de trajet entre le domicile et le lieu de travail ouvre droit à rémunération.
- Autres missions. Le temps de trajet s'impute en principe sur le crédit d'heures de délégation, sauf disposition plus favorable dans l'entreprise.
Un accord d'entreprise ou le règlement intérieur peut organiser ces règles. Il ne peut pas être moins favorable que ce que dégage la jurisprudence.
🧭 Ce que peut faire l'élu avant de partir
- Lire le règlement intérieur du CSE. Il précise souvent les frais pris en charge et les justificatifs attendus.
- Demander un ordre de mission écrit pour les déplacements à la demande de l'employeur, afin de prouver le motif.
- Conserver les justificatifs : billets, notes d'hôtel, tickets de repas.
- Utiliser le bon de délégation pour les déplacements hors de l'entreprise, lorsqu'il existe, sans que l'employeur puisse en contrôler l'objet.
- Prévenir le responsable d'une absence, sans demander d'autorisation : l'élu informe, il ne sollicite pas.
👥 Ce que doivent retenir les élus du CSE
- Le motif décide de tout. Une réunion convoquée par la direction n'a pas le même régime qu'une visite de site à l'initiative d'un élu.
- Le budget de fonctionnement n'est pas la caisse de l'employeur. Y imputer des frais de réunions obligatoires prive le CSE de ressources qui ne lui sont pas destinées.
- Le règlement intérieur est un outil. Y fixer les règles de remboursement évite de les négocier au cas par cas.
- Le temps de trajet se discute. Si l'entreprise a des sites éloignés, un accord peut clarifier l'imputation du trajet.
💡 Le réflexe utile en réunion : quand la direction convoque une réunion sur un autre site, demandez par écrit, avant la date, la confirmation que transport, hébergement et repas seront pris en charge par l'entreprise et que le trajet sera décompté comme du temps de travail. Faites inscrire la réponse au procès-verbal.
📌 Ce qu'il faut retenir
- Liberté de déplacement : garantie par l'article L. 2315-14, sous réserve de ne pas gêner de façon importante le travail.
- Réunions avec l'employeur : frais à sa charge, trajet en temps de travail effectif.
- Autres missions : prise en charge selon le règlement intérieur, trajet en principe sur les heures de délégation.
- Refus de rembourser : possible délit d'entrave (L. 2317-1).
- Règlement intérieur : le bon endroit pour fixer les modalités pratiques.
📚 Sources
- Cass. soc., 17 octobre 2018, n° 17-13.256 — commentaire sur la liberté de déplacement des élus (CSE Guide)
- Article L. 2315-14 du Code du travail — liberté de déplacement et de circulation
- Frais de déplacement des membres du CSE : comment vous faire rembourser (Juritravail)
Votre direction rechigne à rembourser les frais de vos réunions ? Les élus du CSE peuvent se faire accompagner grâce à notre accompagnement juridique, ou rédiger des règles claires avec nos formations CSE.
